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什么是ISO 30401-2018知識管理認證?

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一、制定ISO 30401-2018的原因

知識作為一種無形資產,需要開發、整合、保留、共享、調整及應用,以便員工可做出有效而一致的決策,按照過往經驗解決問題并提出新見解。目前,機構單單依靠自主學習的形式,不足以趕上技術及業務經營急劇轉變的形勢。為此,他們要率先一步慎重地創造、整合、應用及重用知識。

對處于不同地區的機構而言,若所有分公司執行同一流程及提供相同的服務,跨地區分享良好經驗、專門技術,互相學習,可帶來莫大裨益。有些機構的重要知識往往由個別員工掌握,一旦機構出現變化或個別員工離職,知識便有流失的風險。如今員工流動性強,使這個問題變得更嚴峻。

目前,知識管理正變得越來越重要,很多國家都渴望發展“知識型經濟”,使得知識成為財富的主要來源。

二、ISO 30401的架構及內容

(一)ISO 30401為知識管理清晰列出了多個指導原則,包括:知識的性質:知識是無形的、復雜的,由人類創造;價值:知識在機構實現目標的過程中起著關鍵作用,知識管理是發掘知識潛在價值的一種途徑;關注點:知識管理應根據機構的目標、策略及需求而實施;適應性:沒有一個知識管理方案適用于所有機構及其經營環境,機構可因需要及環境制定自己的知識管理方法;溝通:每個人對知識的理解都存在差異,為達成共識,知識管理應經過人與人之間的交流后共同創建,適當時候可以內容、流程及技術作支持;環境:知識并不是直接被管理的,知識管理側重于管理工作環境,使知識不斷循環;文化:文化對有效的知識管理至關重要;重復性:知識管理應包含學習及反饋循環。

(二)除了各管理體系標準(環境、領導、規劃、支持、運營、績效評估及改進)的標準條文外,ISO 30401還強調以下主題,每個主題分別代表知識管理體系中的不同重要維度。
1.通過一系列系統活動和行為開發知識并建立知識管理系統
機構獲取新知識的方法包括發掘知識、從外部獲取知識、研究、創新、反饋、經驗教訓及把現有知識作嶄新的應用;應用現有知識改善行動和決策,使之成為有效知識,包括知識轉移及共享、知識重用及創意解難;保存現有知識,預防機構流失知識,包括知識歸檔、信息備份、接任計劃及上司指導;處理過時或無效的知識,避免機構在當下的環境中,運用不當的知識,導致出錯或工作效率低下。

2.促進不同類型知識交流的活動及行為
人際溝通及互動:通過個人、群體及機構之間的互動,交換及共享知識;展示:通過展示、記錄及(或)編纂來創造知識;合并:將已編纂的知識策展、正規化、構建或分類,使知識易于獲取及尋找;內化及學習:檢閱、評估及吸收知識,融入實踐之中。

3.建立知識管理體系的要素
人力資本:明確各人所屬的角色及責任,包括所有知識管理體系的管理者,確保機構的知識管理得到支持;流程:定義適合機構流程的知識活動,包括程序、指引、方法及措施;技術及基礎設施:電子媒介、虛擬與現實工作環境及其他工具,如流動應用程序、門戶網站、維基百科、搜索引擎、云端運算、大數據平臺、協作工作平臺及非正式會議室;管理:制定策略、預期目標及方法,確保知識管理體系能配合整體業務需要;文化:就分享及從錯誤中學習而形成的態度及規范;其他:需要平衡在知識共享時有可能面對的保密、知識產權及(或)知識保護等要求。

三、資料性附錄

除了標準的核心要求外,ISO 30401還有3份資料性附錄:
附錄A——知識范疇,從已明確編纂的知識到未經編纂的經驗及(或)基于行動的知識,說明知識如何以多種類型及形式出現。一方面,有些知識不易察覺或不能以文字或符號表達;另一方面,有些知識可以記錄或收錄(如課本、文件、開放式的電子學習內容)。
附錄B——知識管理與相關學科的關系,列出了一系列與知識管理產生相互作用的課題,包括信息管理、數據管理、商業智能、客戶關系管理、學習、機構發展及培訓、機構學習、人力資源管理、創新管理、風險管理及質量管理。
附錄C——知識管理文化提供一系列信息,說明尋求、共享、開發及應用知識的方法。



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